Een optimaal talentmanagement-proces in Exact HRM
Talentmanagement is samen met werving & selectie dé topprioriteit van iedere HR-afdeling. Het behouden en ontwikkelen van talent bestaat uit vier pijlers: instroom, doorstroom, uitstroom en HR-analytics. Deze pijlers hebben gemeen dat software je ondersteunt om dit proces vorm te geven. In dit blog staan we stil bij de pijlers en hoe je dit in Exact Software kunt vormgeven.
Waarom talentmanagement?
Talentmanagement is het proces waarin talenten vinden én ontwikkelen centraal staat. Deze manier van werken zorgt ervoor dat medewerkers zichzelf continu ontplooien en altijd op de juiste plek binnen de organisatie zitten. Dit is het beste voor medewerkers én de organisatie.
Software ondersteunt het talentmanagement-proces door alles centraal en uniform vast te leggen. Hierdoor wordt elke stap in ieders ontwikkeling digitaal vastgelegd en kun je via HR-analytics trends en ontwikkelingen spotten om het proces te verbeteren.
1. Instroom
Tijdens de instroom wil je talenten enthousiast maken om voor jouw organisatie te kiezen, één van de grootste uitdagingen voor HR. De krapte op de arbeidsmarkt zorgt dat 26% van de Nederlandse bedrijven dit als knelpunt beschouwt. Met korte lijntjes, directe communicatie en een gestroomlijnd proces verhoog je je kansen op het vinden van een nieuw talent.
In Exact HRM heeft ieder proces een eigen overzicht (workspace), met daarop een workflow van uit te voeren taken. Door het optimaliseren van de administratieve processen, heeft jouw HR-afdeling meer tijd voor het managen van talent. Het instroomproces bestaat uit het aanvragen van de vacature, het publiceren en het selecteren van de kandidaat.
1. Aanvraag vacature
De werving & selectie begint bij het aanvragen van een vacature. Dit verzoek geldt als afstemming tussen manager (aanvraag) en HR/recruitment (uitvoering). Hierin wordt de vacature en het gewenste profiel/competenties van de kandidaat tot in detail beschreven. HR kan deze vervolgens goedkeuren of afkeuren. Het verzoek is klaar wanneer HR de vacature-tekst heeft opgemaakt en de manager deze heeft goedgekeurd.
2. Publiceren via verschillende kanalen
Het publiceren van de vacature is via een API direct beschikbaar te maken op de website of een ATS-systeem (Exact heeft koppelingen met Bullhorn, OTYS, Carerix en Indeed). In Exact publiceer en beheer je de vacature, hierna wordt deze automatisch op ieder platform beschikbaar gemaakt.
Advisie heeft een module voor Online solliciteren on-top-of-Exact HRM ontwikkeld, waarmee het sollicitatie formulier gekoppeld wordt aan Exact. Deze module automatiseert de eerste stap binnen het sollicitatieproces doordat de informatie van de sollicitant direct in Exact wordt opgeslagen. Snel en efficiënt, zeker als het aantal sollicitaties toeneemt!
3. Het selecteren van kandidaten
Dankzij de koppeling zijn de gegevens van iedere kandidaat beschikbaar in de software, uiteraard rekening houdend met de AVG-wetgeving. Het matching systeem koppelt de kandidaten aan het gestelde profiel of competenties om de beste kandidaten bovenaan te plaatsen.
4. Indiensttreding
De indiensttreding bestaat uit een administratieve kant en de onboarding (zie punt 5). Administratief moet alles geregeld zijn wanneer een nieuwe medewerker binnenkomt. Een werkplek, middelen, arbeidsovereenkomsten en een eventueel leasecontract. In Exact staan alle processen in een workspace waarin je via één workflow controle houdt op de indiensttreding.
5. Onboarding
In de praktijk verlaat 40% van de nieuwe medewerkers binnen een half jaar de organisatie. Een goed onboardingsproces om nieuwe medewerkers zich zo snel mogelijk thuis voelen is hierin cruciaal. In een goede onboarding dompel je nieuwe medewerkers direct onder in de bedrijfscultuur, missie en visie van de organisatie, terwijl zij direct een stempel kunnen drukken op hun werk. Dit betaalt zich uit in een langere binding van medewerkers aan jouw organisatie.
Software helpt het onboardingsproces stapsgewijs vast te leggen om via vaste mijlpalen de eerste dagen, weken en maanden van de nieuwe medewerker te plannen. Aan iedere stap koppel je een doelstelling en evalueer je het proces om de continuïteit te waarborgen.
Bekijk de mogelijkheden in Exact HRM van vacature tot uitstroom in het webinar: 'Exact HRM en Salaris Plus'.
2. Doorstroom
Doorstroom zorgt voor talentontwikkeling en is daarmee een belangrijk onderdeel van talentmanagement. Talenten leren door ervaring op te doen, competenties te ontwikkelen en stappen te zetten in de organisatie. Talentontwikkeling is een samenspel tussen manager, HR en medewerker waarin vastlegging en evaluatie een belangrijke rol spelen.
1. Competentiemanagement
Competentiemanagement is de ontwikkelroute van medewerkers op basis van kennis, vaardigheden en gedrag dat in lijn staat met de visie van de organisatie. De theorie kijkt naar de aanwezige- en benodigde competenties in de organisatie. Het gat tussen deze competenties laat precies zien hoe medewerkers door kunnen groeien binnen de organisatie.
De eerste stap van competentiemanagement is het vastleggen van iedere competentie of vaardigheid in de organisatie. Periodieke gesprekken geven je de inzichten om competenties te vullen en bij te houden. Continuïteit is hierin cruciaal. Door te monitoren welke doelstellingen er zijn, wat de voortgang hierin is en hoe deze worden beoordeeld kun je al snel zien welke ontwikkelrichting nodig is.
In de software van Exact kun je dit vastleggen in workspaces voor functioneren & beoordelen. Hierin leg je iedere competentie, gesprek en beoordeling vast om de voortgang te waarborgen. Op basis van de voortgang kun je de medewerker inzicht geven in zijn verbeterpunten, eventuele volgende stappen en opleidingsmogelijkheden.
2. Opleiden en ontwikkelen
Ontwikkeling en doorstromen is uiteindelijk de wens van iedere medewerker, het is aan HR om dit goed te faciliteren. Door talenten de kans te geven zichzelf te ontwikkelen sta je aan het begin van een langdurige relatie.
Exact maakt dit gemakkelijk door alles in één systeem vast te leggen, zodat je eenvoudig ziet wie wat heeft gedaan. Gebruik competentieprofielen en identificeer ontwikkelingsbehoeften. Zorg dat medewerkers zich digitaal kunnen inschrijven voor opleidingen en laat deze online goedkeuren door hun managers. Bied cursusbeschrijvingen aan, beheer trainingsinhoud en registreer én traceer diploma’s en certificaten in het personeelsdossier.
Bij Advisie bieden we naast externe trainingen ook interne cursussen aan. Wij ervaren dat dit het kennisniveau verbreed én onderlinge relaties tussen collega’s en afdelingen verbeterd. Bijkomend voordeel is dat je deze content ook mooi kunt gebruiken voor de klant!
3. Employee Self Service
Binnen de software van Exact heeft Self Service een belangrijke rol in het proces. Alle HR-informatie wordt namelijk beschikbaar op een medewerkerskaart en vanuit daar inzichtelijk voor de medewerker. Vanuit de software of app kunnen medewerkers zelf hun opleidingen kiezen, maar ook verlof opnemen of verzuim melden.
3. Uitstroom
Uitstroom hoort er helaas ook bij, of het nu door ontslag, pensionering of afscheid komt, je moet goed inzicht hebben in de uitstroom. Als organisatie kun je veel leren van het afscheid van een medewerker: Waarom verlaat de medewerker je organisatie? Hoe kun je het proces verbeteren om medewerkers langer aan je organisatie te binden?
Goed inzicht in uitstroom zorgt dat je verder kunt ontwikkelen, maar ook weet welke competenties de organisatie opnieuw moet invullen. Hier speel je op in door rekening te houden met toekomstige scenario’s en natuurlijke opvolgers binnen de organisatie voor te bereiden op een stap hogerop.
In de software van Exact leg je de uitstroom vast in de vorm van een exit-gesprek. Vervolgens kun je de administratieve kant, denk aan uitgiftes van mobiele telefoons, laptops of auto’s en financiële vergoedingen die stopgezet moeten worden en overige overeenkomsten die je aandacht nodig hebben, direct afhandelen.
4. HR-analytics
Als HR wil je proactief inspelen op trends en ontwikkelingen in het personeelsbestand. Door ieder HR-proces digitaal vast te leggen kun je HR-metrics (HR-data) transformeren tot inzichten via HR-analytics.
1.HR-metrics: meten is weten
HR-metrics zijn de stuurinformatie of KPI’s van de instroom, doorstroom en uitstroom van de organisatie. Hoe meer je vastlegt, hoe meer je er hebt. Voorbeelden van belangrijke HR-metrics zijn: personeelsverloop, verzuimcijfers, wervingskosten, competentieprofiel en promotietijd.
In Exact kun je tijdens het inrichten nagaan op welke cijfers je wilt rapporteren en de software daarop in te richten. Wij raden aan historie op te bouwen, zodat je cijfers kunt vergelijken en verbeteringen terug kunt zien.
2. HR-analytics: analyseren en verbeteren
HR-analytics is gefocust op het analyseren en verbeteren van processen door verbanden te leggen tussen verschillende HR-metrics of tussen HR- en bedrijfscijfers. Deze verbanden laten direct het resultaat zien van het optimaliseren van talentmanagement. Voorbeelden van HR-analytics zijn:
- Wordt de klanttevredenheid hoger als medewerkers langer in dienst zijn? Dit laat zien dat expertise nodig is om klanten tevreden te houden.
- Zijn de verzuimcijfers hoger tijdens drukke periodes? Hierin krijg je inzicht of je meer rustpauzes dient in te bouwen tijdens drukte.
- Hoeveel medewerkers vetrekken per jaar uit eigen overweging? Dit kan een gebrek aan doorgroeimogelijkheden tonen, of het zegt iets over de werksfeer.
Dergelijke inzichten geven HR de kracht om proactief in te spelen op ontwikkelingen en deze continu te verbeteren. De combinatie van Exact en Power BI is hierin aan te raden. In Exact leg je HR-data vast en deze transformeer je via Power BI tot stuurinformatie (HR-metrics) en analyses/procesverbetering (HR-analytics).
Talentmanagement en HRM software zorgen samen voor een optimaal resultaat met als doel om medewerkers aan je organisatie te verbinden én door te laten groeien tot de beste versie van zichtzelf. Wil je meer weten over Talentmanagement of Exact HRM software? Bekijk de pagina over HRM en salaris.
Advies nodig?
Heb je vragen over de inhoud van dit blog? Of wil je weten hoe je HRM jouw voordeel kan laten werken? Linda adviseert je graag over de mogelijkheden.
