Meer dan 20 jaar dé kennispartner
Advisie werkt samen met bedrijven van alle soorten en maten in verschillende branches. In het onderwijs zijn het vaak grotere instellingen. Advisie werkt hier samen met het primair-, voortgezet-, middelbaar- en hoger onderwijs. Voor de financiële administratie, een oplossing voor de personeels- en salarisadministratie of een manier om onderwijs specifieke werkprocessen te stroomlijnen, alles kan samen met Advisie worden aangepakt.
De band met de onderwijsinstellingen is sterk. Sommige klanten werken al meer dan 20 jaar met Advisie samen. Dat is lang! Wat voor verhaal zit daarachter? Wat maakt het dat de samenwerking al zo lang goed gaat? Ging het altijd goed of zijn er mijlpalen geweest waar de samenwerking voor een uitdaging stond? Kortom, wat maakt Advisie nu tot die samenwerkingspartner die het vertrouwen krijgt om soms al meer dan 20 jaar dé kennispartner te zijn. We spraken met Pierre Loeffen, manager financiën en control van ROC de Leijgraaf in Veghel. Een warm verhaal over een samenwerking die zich laat kenmerken door vertrouwen, korte lijnen en kennis van zaken.
Vanaf dag één een goede samenwerking
Pierre begint meteen enthousiast te vertellen over de samenwerking tussen hem en de onderwijsspecialist van Advisie, Teun van Essen. Daar waar een verhaal van een samenwerking vaak zijn up’s en downs kent, is het bij Pierre een verhaal met louter pieken. Het zit gewoon goed, er is vertrouwen en alles loopt zoals het moet. Pierre: “Ik werk sinds 2008 bij ROC de Leijgraaf, toen was Exact Financials al ons pakket. Een erg prettig pakket en als er al een probleem mee was, werd dat meteen adequaat opgelost door een consultant van Advisie.
De eerste consultant waar ik mee werkte was echt gepokt en gemazeld, hij wist echt alles! Dat werkt natuurlijk heel goed. Maar eigenlijk geldt dit voor alle consultants van Advisie die hier over de vloer komen. En natuurlijk ook Teun. Hij is een autoriteit op zich. De mensen hebben gewoon echt verstand van zaken, daarom zijn we ook al zo lang klant. Ik heb het mobiele nummer van onze vast consultant, dat geeft een veilig gevoel. Het gebeurt niet vaak dat ik het nodig heb, maar áls het een keer nodig is, kan ik het gebruiken. Zo lopen we nooit vast. Daarbij komt ook nog dat ik alles in zogenaamde ‘leken-taal’ aan de consultant kan uitleggen, waarna hij direct de juiste vertaalslag maakt. Dat scheelt mij veel tijd”.
"De mensen hebben gewoon echt verstand van zaken,
daarom zijn we ook al zo lang klant."
Exact Financials en ProActive
Enthousiast vertelt Pierre verder: “We werken dus met Exact Financials, maar ook met ProActive. Met dit laatste pakket werken wij nu 3 jaar. Voorheen hadden we een ander pakket. Dit was vooral een digitaal archiverings-systeem waar wij aan gevraagd hebben of ze ook iets voor een digitaal inkoop- en bestelproces konden maken. Toen wij deze vraag uitzetten, hebben wij dit ook met Teun besproken. Tot mijn verbazing is Teun toen bij de presentatie geweest om mee te denken en ons te voorzien van tips en tricks. Dat vond ik toch wel heel bijzonder, aangezien die andere partij eigenlijk een concurrent van Advisie was. We zijn toen met die partij in zee gegaan, maar na verloop van tijd voldeed het toch niet aan onze wensen. Het bleef toch hangen bij het digitaal archiveren en wij wilden echt digitaal bestellen, factureren en direct koppelen met Exact. We hebben Teun weer gebeld, en daar was ProActive”.
Tijdswinst
Sinds de aanvulling van ProActive op Exact Financials, is er veel tijd gewonnen. Daar waar Pierre bij het oude systeem nog best veel handmatig moest controleren, is dat nu helemaal niet. De snelheid waarmee de facturen naar Exact koppelen is ook een enorme winst. Pierre licht toe: “Het is op afstand geïmplementeerd, daarna is de consultant bij ons geweest om alles toe te lichten. Dit alles liep heel soepel. Hierna hebben wij een verslag gekregen en een naslagwerk, zodat wij altijd alles kunnen nakijken”.
“Sinds een aantal jaar zitten wij met andere onderwijsinstellingen in een digitale ‘User Group’ voor het onderwijs van Advisie. Daar wordt veel kennis en informatie gedeeld."
Informatievoorziening
De band tussen het ROC en Advisie zit dus goed, maar met een aanbesteding kan een bedrijf natuurlijk altijd switchen naar een nóg beter passende oplossing, als die er blijkt te zijn. “Ik wil gewoon niet wisselen, alles werkt goed, de communicatie is goed en ik weet met wie ik samenwerk. Niets ten nadele van andere pakketten, maar ik zie gewoon niet in waarom ik al die moeite zou doen. Daar komt bij dat Teun ook heel goed weet wat er voor ons wel en niet relevant is. Sinds een aantal jaar zitten wij met een groep ROC’s en andere onderwijsinstellingen in een zogenaamde digitale ‘User Group’ voor het onderwijs. Teun heeft dit opgezet. Hij deelt hier, zodra er een relevante update of release is vanuit Exact of de onderwijswereld, direct de informatie. We wisselen hier ook ideeën uit”.
Mijlpalen in de samenwerking
Bij de vraag of er mijlpalen te noemen zijn in de samenwerking met Advisie, moet hij goed nadenken. Het voelt voor hem al als één grote lofzang, en kan naast de goede service en samenwerking niet specifiek iets benoemen. De mijlpaal is eigenlijk de rode draad in het verhaal; Advisie weet wat nodig is, wanneer dit nodig is, en hoe ze het moeten uitvoeren. Pierre vertelt: “Als wij een issue hebben en ik bel de consultant, dan gaat hij het fixen. Zelfs op een dag dat het bloedheet is en hij zijn tuin staat te sproeien. En dat is geen verzinsel. Er wordt tijd gemaakt en wij zijn geholpen. Mooier kan ik het niet maken”.
Relevante updates en toekomstplannen
“Wij gaan niet met iedere update mee, het is niet altijd relevant en het is ook niet altijd de moeite en kosten waard. Ook daar informeert Teun ons proactief. Als hij weet dat het voor ons wel, en voor een ander niet relevant is, zal hij daar naar beide klanten eerlijk in zijn. Ik omschrijf de samenwerking echt als informeel, deskundig, er is bij iedereen kennis van zaken, de servicedesk is goed en er is een snelle responstijd”, aldus Pierre.
Wensen voor de toekomst op softwaregebied zijn er nu niet. Er komt een fusie aan met een andere school, gelukkig werken zij ook met Exact Financials, dus hier zal alles vast soepel verlopen. Pierre is ook hier heel duidelijk: “Wensen voor de toekomst? Ja, dat het blijft zoals het is!”.
Over ROC de Leijgraaf
Voor ROC de Leijgraaf staat goed onderwijs boven alles. De persoonlijke ontwikkeling en het leren van de leerlingen hebben daarin een centrale plek. Wat ze doen draait om hen. Ze zorgen niet alleen dat ze voorbereid zijn op de toekomst, ze zorgen ook dat ze daar voortdurend zelf aan werken. Dat doen ze voor de regio, maar vooral ook steeds meer mét de regio. Ze werken met Exact Financials en de purchase to pay oplossing ProActive. www.leijgraaf.nl/
Exact Financials
Exact Financials is een veelzijdige boekhoudapplicatie die de financiële processen ondersteunt voor het onderwijs en gemakkelijk koppelt met andere software in je organisatie. Met Exact Financials heeft iedereen toegang tot dezelfde cijfers, dat is wel zo efficiënt voor een financieel softwarepakket.
Ben je geïnspireerd door het verhaal? Wil je lid worden van de User Group of een keer sparren met Teun? Neem contact met hem op.
Teun van Essen
Nog meer klantverhalen
Arcobel
QS Nederland (Quality Services)
