Van Dun Advies is een ontwerp- en adviesbureau dat werd opgericht door Harri van Dun. Hij bouwde de onderneming in de jaren daarna uit tot een veelzijdig adviesbureau. Van Dun Advies is voornamelijk actief in het landelijk gebied in de zuidelijke provincies. Ruimtelijke Ordening, Milieu- en Natuurwetgeving is een zeer belangrijke rol gaan spelen in het vergunningenstelsel, zeker in de agrarische sector. Het adviseren op dit gebied is dan ook het specialisme van het bureau geworden.
Daarnaast houdt Van Dun zich bezig met projecten in de woning- en utiliteitsbouw. Peter Monster, Chris van der Heijden en Fonny van de Heijning vormen gezamenlijk de directie. Zij opereren vanuit Someren en Ulicoten met een team van circa 35 medewerkers. Dit zijn onder andere milieuadviseurs, bouwkundigen en architecten. Zij werken samen aan projecten waarbij ze opdrachtgevers ontzorgen op het gebied van vergunningen en bedienen met maatwerk. Om goed om te gaan met grote aantallen van dit soort grote projecten, die soms wel jaren duren, is een goede ondersteuning door IT-oplossingen cruciaal voor Van Dun Advies.
Herinrichting en migratie
Chris van der Heijden is een van de drie directeuren van Van Dun Advies. Zijn aandachtsgebied daarbij is automatisering en innovatie. Het bureau maakt al jaren gebruik van de software van Exact voor de financiële administratie. Van Der Heijden vertelt over de ontwikkelingen op softwaregebied: “Wij werkten voorheen met Top Systems en zij hebben in 2010 Exact Synergy (toen nog ASP) bij ons ingericht voor onze projectadministratie. Ons bedrijf zelf en alle processen rondom vergunningen veranderden echter in een enorm tempo. We moesten toen al snel concluderen dat de gekozen inrichting van Synergy niet meer aansloot bij de processen en we hebben toen besloten om gelijktijdig ook te migreren naar Synergy Enterprise.
Van der Heijden vertelt verder over de diverse toepassingen van de nieuwe systemen bij Van Dun:
Finance & invoicing
“Onze complete financiële administratie zit al jaren in Exact Globe. We willen onze inkomende facturen in de nabije toekomst inscannen en automatisch verwerken met een nieuwe, slimme oplossing. Dat staat dus op de planning. De uitgaande facturen hebben we nu aan Synergy gekoppeld met oplossingen van Qics, ook een partner van Exact. In Qics Time en Qics Planner vindt onze urenregistratie plaats en ook de facturatie gebeurt vanuit Qics. Voor de facturatie maakt Qics vervolgens weer gebruik van informatie uit Globe en Synergy, waar het uitstekend mee gekoppeld is.
Projecten in Exact Globe en Exact Synergy
Op dit moment maken we onze nieuwe projecten nog aan in Globe. De registratie van alle projectzaken vindt vervolgens geheel plaats in Synergy. Maar dat gaat binnenkort veranderen. Als we helemaal klaar zijn met alles overzetten, dan verloopt het aanmaken van projecten ook in Qics Planner. Het is nu nog lastig te zeggen wat de voordelen zijn van de nieuwe inrichting. Maar bij het registreren van onze uren merken we wel dat dat een stuk prettiger en makkelijker werkt dan voorheen. Gaandeweg zetten we alles over naar Synergy Enterprise in combinatie met Qics Planner. En vanaf dat moment verwachten wij dat de administratieve processen verder vereenvoudigd zijn. Daar doen we het ook voor en daar hebben we alle vertrouwen in.
Verzoeken en documentbeheer
Verzoeken gebruiken wij wel, maar niet op de manier waarop het oorspronkelijk bedoeld is. Wij gebruiken dat nu nog om onze complete projectregistratie in plaats te laten vinden. Wij maken 1 verzoek aan en daarin hebben wij een aantal datumvelden en een memoveld opgenomen waarin we alles registreren. Maar straks gaan we dat op een andere manier gebruiken zodat we met verzoeken, al dan niet automatisch aangemaakt, bepaalde acties uit kunnen zetten. Alle relevante documenten hangen wij aan de projecten in Synergy. Het is een centrale plek waar iedereen goed bij kan.
Werkstromen
Werkstromen en verzoeken lopen bij ons een beetje door elkaar heen. Ze vormen de basis voor alles wat we nu met projectregistratie doen. Dat gaan we straks ook wat intensiever gebruiken voor het verdelen van taken. We doen dat trouwens op verschillende manieren binnen onze organisatie. Enerzijds met verzoeken in combinatie met de Event Manager. Anderzijds gebruiken we Sumatra. Hiermee genereren we handige overzichten en lijsten met actiepunten.
Standaard CRM
We gebruiken standaard CRM voor het registreren van de NAW-gegevens van onze klanten, met contactpersonen en -gegevens, en de bedrijfstak van de klant. Redelijk basic dus, maar met behoorlijk wat informatie die we kunnen ontsluiten. Als wij bijvoorbeeld een overzicht nodig hebben van alle rundveehouders in een bepaalde gemeente, dan hebben we dat zo paraat.”