Door Dieuwke van Bekkum
8 minuten

Sinds 2002 gebruiken meer dan 3400 bedrijven en instellingen in binnen-en buitenland de software voor automatisch verwerken van facturen en diverse andere documentstromen. Scan Sys heeft hierdoor al jaren een zeer sterke marktpositie opgebouwd op het gebied van geautomatiseerde factuur- en documentverwerking, volledig geïntegreerd met tal van financiële -, ERP- en TMS applicaties in het mid-market segment. Software oplossingen voor de geautomatiseerde verwerking van orders, HRM dossiers en formulieren, van uw CMR’s en overige vrachtdocumenten.

''Advisie heeft met Portal Builder het gevoel, wat we er in het begin bij hadden, helemaal waargemaakt.'' 

Jos Zimmermann vertelt

In 2001 was Scan Sys van mening dat we de software voor het automatisch verwerken van facturen beter zelf konden maken. Ook gingen we een samenwerking met Exact aan en vanaf toen heeft onze business een boost gekregen. Inmiddels zijn we dan ook al jaren ‘preferred supplier partner’. Daarnaast werken we o.a. samen met AFAS, Unit4, Ridder Data Systems en we hebben ondertussen koppelingen met meer dan 60 producten.

Sinds de crisis (2008) moeten financiële afdelingen inkrimpen. Binnen de administratie vinden veel handmatige handelingen plaats, dit kost onnodig tijd. Daar biedt Scan Sys met hun oplossing toegevoegde waarde. Wij hebben software oplossingen voor de geautomatiseerde verwerking van orders, HRM dossiers en formulieren. De frequentie waarmee onze klanten switchen naar een andere leverancier is dan ook minimaal.

Onze partners zien de toegevoegde waarde van ImageCapture en de vraag vanuit de markt. Desondanks dat onze oplossing voor de meeste Exact partners een bijproduct is, bestaat er een optimale samenwerking waardoor we gezamenlijk mooie oplossingen bij onze klanten kunnen implementeren.

Jos Zimmerman van Scan Sys

    De situatie voor Portal Builder

    Jos: Toen ik bij Scan Sys kwam werken (ik heb zelf 15 jaar bij Exact gewerkt) was er buiten de telefoon en mail voor de klanten geen mogelijkheid om vragen aan te brengen. Deze vragen werden in Exact Synergy geregistreerd, echter waren deze niet inzichtelijk voor de klanten. Status aanpassingen waren daardoor niet zichtbaar en klanten moesten (als support niet actief communiceerde) gewoon weer bellen of mailen. Naast omslachtig was dit ook tijdrovend, wat vanuit de klantbeleving niet meer van deze tijd is. Vanuit het support management is het ook beter te managen door de mailbox te vervangen door een selfservice portal.

    Vanuit mijn ervaring met de partner portal bij Exact was de keuze al snel gemaakt. We hebben bij twee partners onze situatie en wensen voorgelegd.
    Daarbij de vraag gesteld hoe zij dit zouden aanpakken en wat de bijbehorende kosten zouden worden.

    Belangrijke onderdelen waren:

    • Vragen stellen en antwoord geven aan klanten
    • Portal voor partners (sales lead, implementatie en full service (Advisie)
    • Inkoop portal

    https://portalbuilder.nl/

     

    Het doel van de implementatie

    Jos: “De implementatie van een portal had als doel dat alle handmatige acties zouden verdwijnen en dat daarmee minder back office activiteiten zouden plaatsvinden. Belangrijke onderdelen voor het maken van een keuze waren: de prijs, het beheer (opbouw) en de support. Andere bepalingen waren de betrouwbaarheid, minder development en minder eigen configuratie. Voor Scan Sys een make or buy keuze.”

    Het ging dus voor Scan Sys om een basis klantportaal met als extra, en voornaamste, functionaliteit het kunnen registreren van supportverzoeken. In eerste instantie om een portaal voor klanten en in een later stadium mogelijk om een tweede portaal bedoeld voor partners.

    Advisie heeft vervolgens voorgesteld de Business-To-Business template t.b.v. van AVG als uitgangspunt te nemen voor het portaal. Daarbij werden 2 opleveringsmomenten gehanteerd:

    • Oplevering Business-to-Business template
    • Oplevering klantportaal; waarbij het ticketing systeem voor support zal worden toegevoegd aan het portaal.

    Op deze manier kan een gedeelte van het portaal alvast getest worden, terwijl het ticketing systeem voor support wordt ingericht.

    Jos: “We zijn in februari 2019 eerst live gegaan met een kleine groep, maar we zagen de stroom met vragen groeien en de handmatige acties verdwijnen. Momenteel zien we al zo’n 40% van het totaal supportverzoeken via de portal aangeleverd worden. Natuurlijk is het een investering, maar dit is er één die het dubbel en dwars waard is en zichzelf uiteindelijk goed terugverdiend.  

    De wens voor de toekomst is uiteindelijk meer toegevoegde waarde bieden voor onze klanten door nieuwe producten te vinden en Portal Builder zo in te zetten dat men zelf inzichten in vragen kan vinden.“

    Het team van Scan Sys kijkt naar boven met blije gezichten dankzij Advisie Solutions


    Toekomst met Portal Builder

    We hebben vertrouwen in Portal builder, want als het draait dan draait het. Het product heeft zich bewezen.  

    Toekomstige plannen met de portal:

    • Inkoop gedeelte voor partners
    • Selfservice gedeelte met instructie filmpjes

     

    Wat is het resultaat voor Scan Sys?

    We hebben nog geen KTO gedaan en dus hebben we (nog) geen cijfers met betrekking tot de tevredenheid van onze klanten. Er is dus geen NPS score, maar ik weet o.b.v. incidenten dat we goede reacties en interacties hebben met onze klanten. Er is in ieder geval geen handmatig
    e-mailbeheer meer nodig. Al het inkomende telefoon- en email verkeer, maar ook de interne email stroom wordt nu gemanaged. 

    Het resultaat is een daling van het aantal contactpunten in de flow. Onze gehele support is getraind en werkt binnen Synergy. Er bestaat geen aparte e-mailbox meer voor support.

    Jos:“Ik kijk as-we-speak live in het systeem en zie nu 2 portal berichten. Deze zijn 15 minuten geleden pas aangemaakt. We hebben hierdoor dus een snellere afwikkeling. Het werkt dus goed en heeft toegevoegde waarde”.


    Ook interessant
    Kwd sport
    LelyPharma
    Palfinger
    Medisize

    Mogelijk ook interessant voor u