“Bij ZHD werken 85 medewerkers. Ik, als controller, heb samen met twee boekhouders en de financieel directeur als enigen toegang tot Exact Globe. In Globe registreren wij onze debiteuren en crediteuren. Daarnaast boeken we onze inkoop- en verkoopfacturen in Exact Globe en voeren we onze volledige financiële- en salarisadministratie. Met name de hoeveelheid unieke artikelen vastleggen was een complex proces. Advisie heeft hiervoor een stuk maatwerk gebouwd. Artikelen worden aangemaakt aan de hand van een drietal items ‘van’, ‘naar’ en ‘soort’. De items ‘van’ en ‘naar’ hebben een 12-tal keuzemogelijkheden. Bij ‘soort’ kan gekozen worden uit bulkgoederen, zoals bijvoorbeeld zand of kolen maar ook voor containers of stukgoed en zo zijn er nog meer mogelijkheden. Deze complexe materie is via een maatwerktool eenvoudig geworden.
De samenwerking tussen de projectleider, consultant en supporter van Advisie verloopt uitermate goed!
Synergy regelt hier alles
“Daarnaast is er nog een uitdaging; in totaal hebben we 16 administraties. De grote uitdaging is om onze klant- en artikelgegevens voor 16 administraties vast te leggen. Met CMDM Central Master Data Management is er één bron waarin we alle stamgegevens (klant- artikelgegevens) centraal vastleggen. Per divisie kunnen de gegevens echter verschillen. Een relatie kan met een andere codering bekend zijn in meerdere administraties. Het grote voordeel van Synergy via CMDM is dat we een klant maar één keer centraal hoeven vast te leggen en alleen de wijzigingen per divisie moeten doorvoeren. Dit bespaart ons veel invoerwerk en dat is precies de kracht van Synergy via CMDM”.
“Voordat we met Exact Synergy werkten, maakten we projecten aan in Excel. Met name overzichten genereren was toen een flinke klus. Vanaf verschillende plekken moesten bestanden verzameld en samengevoegd worden tot een rapportage. Dit kostte veel tijd en de informatie was niet altijd compleet. Vandaar dat we hebben gekozen om naast Exact Globe te gaan werken met Exact Synergy.
De integratie tussen Globe en Synergy werkt super. Synergy draagt bij ons intern de naam ‘STEVE’ die is afgeleid van de Engelse benaming van onze (overslag) branche ‘stevedoring’. Inmiddels werken 20 medewerkers met Exact Synergy. Nu is het genereren van overzichten stukken eenvoudiger. Door de rapportagetool Sumatra kunnen we alle gewenste informatie uit Synergy halen. Met Fusion zijn de Sumatra rapportages beschikbaar in Synergy voor de ‘Fusion gebruiker’, dit zijn alle Synergy gebruikers. Afhankelijk van de rollen en rechten die je hebt als medewerker, kun je rapportages inzien. Of je een rapportage kunt zien, is vastgelegd in Synergy. Hierdoor hebben we geen onderhoud meer in Sumatra. Dit werkt heel gemakkelijk als er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker in dienst komt. We maken alleen de medewerkerskaart aan en koppelen de juiste rollen en rechten aan de medewerker. Een nieuwe collega krijgt alleen overzichten te zien die voor hem of haar interessant zijn.”
De projectadministratie is heel belangrijk; elk schip is immers een project
“Zodra er een schip wordt aangemeld voor binnenkomst, maken wij een projectkaart aan. Vervolgens maken we een planning van de benodigde middelen en mensen. Alle gegevens worden als documenten aan het project ‘gehangen’ zodat we altijd alle informatie kunnen terugvinden. Informatie zoals het aantal uren dat een kraan draait op een schip en of er nog andere schepen bij betrokken zijn, leggen we vast in een werkstroom. Ook het fiatteren van de proeffacturen gaat nu via een werkstroom. Waar we voorheen deze proeffacturen uitprintten en lieten ondertekenen, worden tegenwoordig verzoeken aangemaakt. Deze verzoeken worden verdeeld over de werkstromen van betrokken projectmedewerkers. Na controle worden de verzoeken goedgekeurd en voorzien van een digitale handtekening. Nadat de verzoeken zijn geaccordeerd worden ze definitief gemaakt en verwerkt in de financiële administratie.”
De hoeveelheid unieke artikelen vastleggen was een complex proces: Advisie heeft hiervoor een stuk maatwerk gebouwd.
100% controle door de manier van werken
“Door Exact Globe en Exact Synergy en het maatwerk is de administratie van onze diensten, artikelen en processen gestandaardiseerd en gevangen in vaste regels. We kunnen nu rapportages maken omdat alles vastligt in één database. De informatie is inzichtelijk en toegankelijk voor iedereen die daarvoor rechten heeft. Met deze manier van werken realiseren we een 100% controle. Zodra een factuur niet wordt goedgekeurd, kan hij niet verder het proces doorlopen. Dit bespaart ons ook veel papier. Door op deze manier onze processen te automatiseren hoeven we niet meer alle proeffacturen te printen en te laten ondertekenen.
Advisie is al jarenlang onze vaste IT-partner
Advisie is al jarenlang onze vaste IT-partner. Al zolang ik hier werk, werken wij samen met Advisie en dat is geheel naar tevredenheid. De samenwerking tussen de projectleider, consultant en supporter verloopt uitermate goed. Als ik ergens mee zit en ik stuur een e-mail, word ik zelfs om acht uur ’s avonds nog geholpen. Daar word ik heel blij van!”
Mogelijk ook interessant
VZVZ
Verwol
