Conexus is in 2008 ontstaan uit een fusie tussen drie partijen. Destijds is gekozen voor de software van Exact en de advisering & kennis van Advisie om de uitdagingen van de organisatie op financieel gebied te ondersteunen. Er is voor Exact gekozen omdat het pakket uitermate geschikt is voor een onderwijsinstelling. Een klein aantal medewerkers gebruikt Exact Globe voor de boekhouding. Exact is een vrij gespecialiseerd pakket; je moet niet alleen kennis hebben van het pakket zelf, maar je moet ook een goede boekhoudkundige achtergrond hebben. De mensen op de afdeling hebben dat, dus dat proces loopt goed. De informatie vanuit Exact Globe moet vervolgens worden ontsloten naar interne klanten, dat zijn met name de budgethouders. Daarvoor heeft Conexus destijds Sumatra geïmplementeerd en dat heeft een goede interface met Exact. Met Sumatra worden financiële gegevens opgehaald en rapportages gemaakt.
"Efficiënte financiële administratie wordt mogelijk gemaakt
door oplossingen van Exact i.s.m Advisie."
Subsidies vastleggen
Exact Globe wordt bij Conexus ook ingezet voor het vastleggen van alle subsidiestromen. Conexus heeft te maken met twee grote stromen: subsidies van het Rijk en van de gemeente Nijmegen. De grootste stroom komt daarbij van het Rijk. Dat zijn kostenbesluiten voor zowel personeel als materieel, die worden toegekend op schoolniveau. Die subsidies worden met met E-Factuur ingeboekt, een speciale module die daarvoor is aangeschaft. Met deze module worden de subsidies als ‘omzet’ verspreid over de 12 maanden van het jaar. Zo is Conexus in staat om elke maand een match te maken tussen de lasten die zijn boeken en de daaraan gerelateerde baten. Dezelfde werkwijze geldt voor de subsidies die van de gemeente Nijmegen worden ontvangen.
Conexus investeert tijd in voorwerk, in het direct rapporteren aan de voorkant van het proces. Op het moment dat er een rapportage moet worden gemaakt, kost dat nog steeds wel wat werk, maar is het allemaal veel beter te doen. Hoeveel tijd dat scheelt, is lastig te zeggen, maar dat ze het efficiënt doen blijkt wel uit twee benchmarkonderzoeken. Daarin staat dat ze met relatief weinig mensen, vier op de afdeling, tijdig leveren met een bovengemiddelde kwaliteit. Dit bereikt Conexus door slim gebruik te maken van systemen en door een handige inrichting van alle processen die daarmee samenhangen.”
Inkomende facturen
Conexus gebruikt Exact Synergy in combinatie met IFR en Scan Sys voor de digitale afhandeling van de inkomende facturen. Voor de inkoop schrijft Conexus altijd centraal een aanbesteding uit. De organisatie sluit vervolgens ook centraal een mantelcontract af met de gekozen leverancier. Maar binnen dat contract hebben de scholen decentraal de vrijheid om te bestellen wat ze willen.
“De facturering van die bestellingen wordt digitaal afgehandeld. Als een factuur binnenkomt, krijgt een van de 40 budgethouders een melding van het systeem: er is een betaling die je moet autoriseren. Dan opent hij of zij Exact Synergy en bekijkt de factuur digitaal. Alle details worden gecheckt en als alles klopt, wordt de factuur geautoriseerd en doorgezet voor betaling. Wij ontvangen hier in principe geen papieren facturen meer. Met papieren facturen heb je ook het risico dat ze zoekraken of blijven liggen. Daar heeft iedereen alleen maar last van.”, aldus Conexus.
"Advisie is een kundig bureau: proactief, constructief en adequaat."
Oude situatie
Conexus is in 2008 ontstaan vanuit een fusie tussen 3 partijen. Destijds is ook de strategische keuze gemaakt om de financiële administratie, die was uitbesteed, weer in huis te halen. Conexus besloot om op zoek te gaan naar een oplossing om de financiële processen te ondersteunen.
Oplossing
De efficiënte financiële administratie van Conexus wordt mede ondersteund door de oplossingen van Exact. Met relatief weinig mensen zorgt de organisatie voor tijdige opleveringen met een bovengemiddelde kwaliteit.
De voordelen
- Exact Globe: boekhouding, registreren van subsidies
- Exact Synergy: in combinatie met IFR en Scan Sys voor de digitale afhandeling van inkomende facturen
- Koppeling Sumatra: raadplegen van financiële gegevens en creëren van rapportages
Mogelijk ook interessant
VZVZ
Verwol
