Financiële administratie in Exact Software
Familiebedrijf Duinrell uit Wassenaar is één van de grootste attractieparken van Nederland. Met tientallen attracties, het Tikibad en een eigen vakantiepark biedt Duinrell het hele jaar door familieplezier. Jaarlijks trekken zij 1,4 miljoen bezoekers aan die zij bedienen met ruim 500 medewerkers. Wij spreken financieel directeur Job de Wild over de financiële uitdagingen die zij met Exact Software en Sumatra Software oplossen.
Voor de financiële administratie gebruikt Duinrell Exact Software. "We gebruiken Exact puur voor de financiële administratie van de centrale boekhouding. Binnen Exact Software zijn betalingscondities flexibel toe te passen op contract en kunnen we regels eenmalig of tijdelijk opnemen in de facturatie. We hebben een aantal grote afdelingen waar we verschillende systemen voor gebruiken. Uit al deze systemen komen dag, week en maandrapportages, dat gaat Exact in en daar rapporteren we op. Uiteindelijk verwerken we alles in totalen op week-of maandniveau."
Alle informatie op één sheet
Duinrell gebruikt Sumatra Software om op de financiële administratie uit Exact te rapporteren, de Wild licht toe: “In het verleden hadden we een zeer gedetailleerde rapportage via Crystal Reports. Toen zat comprimeren en uitklappen er alleen nog niet in, waardoor we onnodig veel tijd kwijt waren om een rapport te maken. Toen zijn we gaan kijken, welke data willen wij in een dashboard hebben die we altijd á la minute realtime in kunnen zien? Onze eis was om op één sheet de financiële informatie uit Exact Software te halen die nodig is om te sturen, en voor de details naar de verschillende afdelingen toe te gaan. Via ComputerPlan hebben we toen gekozen om via Sumatra te rapporteren. “
“Met één druk op de knop beschikken we over de meest recente cijfers. Dit scheelt ons veel tijd, geld en moeite."
Rapporteren op maat door Sumatra Software
De toegevoegde waarde van Sumatra is dat Duinrell op maat kan rapporten, de Wild legt uit: “Duinrell wil cijfers op maandniveau vergelijken, ook afgezet tegen cijfers van voorgaande periodes. In Exact kan dat alleen door verschillende uitdraaien/prints aan elkaar te knopen en deze rapportagefunctie is niet optimaal. Dankzij Sumatra hebben we nu wél direct een inzichtelijk rapport. In Sumatra draai ik in augustus gelijk mijn cijfers tot 31 oktober (het einde van ons boekjaar), dan zie ik gelijk mijn cijfers ten opzichte van diezelfde periode vorig jaar. Daardoor heb ik gelijk inzicht in de te behalen omzet, aankomende kosten en de begroting voor de periode. Met één druk op de knop beschik ik over de meest recente cijfers om te presenteren in onze wekelijke managementvergadering. Dit scheelt ons tijd, geld en de moeite om de cijfers bij elkaar te krijgen. De rapportages uit Sumatra durf ik zo aan iedereen te presenteren. ”
Snel geïmplementeerd
Door de samenwerking tussen ComputerPlan, Sumatra en Duinrell is de oplossing snel geïmplementeerd: “Als voorwerk hebben we ons uitgebreide grootboek op z’n kop gegooid om de telling te veranderen, daarnaast hebben we gelijk onze sub-levels aangepast. Doordat de financiële data op orde was, heeft de consultant van Sumatra de implementatie zonder problemen in drie dagen gerealiseerd. Binnen drie dagen hadden we meerdere dashboards om realtime informatie uit onze financiële administratie te halen.“
Is deze oplossing ook geschikt voor jouw organisatie?
Of wil je breder sparren met Arie van Leeuwe over innovaties voor jouw organisatie? Arie is onze expert op dat gebeid. Hij kijkt graag samen met jou wat mogelijk is.
