Klantverhalen

Exact WMS: realtime inzicht 

Om onze klanten die extra service te bieden, is het noodzakelijk dat we real time inzicht hebben in onze actuele gegevens  Dit is niet alleen van belang voor de financiën maar ook voor voorraden. Hoeveel grondstoffen zijn er aanwezig? Kunnen we de grondstoffen op de geplande tijd mengen en wegen, zodat ze tijdig tot tablet worden geslagen. Om deze vragen te beantwoorden hebben we gekozen voor Exact WMS (Warehouse  Management Systeem). Hiermee kunnen we onze voorraden nauwkeurig bijhouden aldus de Controller van Lelypharma.

We werken soms met acht medewerkers gelijktijdig in Exact. Dit geeft geen problemen en de gegevens zijn altijd actueel. We hoeven niet eerst een periode af te sluiten om de actuele status te kunnen zien. Dit werkt erg goed. Zo kunnen we op korte termijn toezeggingen doen aan onze klanten om vervolgens snel te acteren indien de omstandigheden dat vereisen. Dit is heel belangrijk specifiek gedurende de fase van marktlanceringen van nieuwe producten. Hierbij is het altijd kunnen leveren van groot belang! Dit maakt LelyPharma uniek. 

Kwaliteit staat voorop

Binnen deze sector is kwaliteit het allerbelangrijkst: omdat de kwaliteit van een geneesmiddel moet zijn getest en geborgd, stap je ook niet zo gemakkelijk over van leverancier. Dit maakt dat het moeilijk is om nieuwe relaties aan je te binden.

Voordat een relatie ‘klant’ wordt, moet eerst onderzoek gedaan worden om aan te tonen dat de kwaliteit van het geneesmiddel gegarandeerd is. Ook moet het productieproces aan alle gestelde eisen voldoen. Dit ‘Good Manufacturing Proces’ (GMP) wordt geregistreerd in Exact. Alle stappen binnen het productieproces staan beschreven: wel zo makkelijk als we controle krijgen van de Inspectie Gezondheids Zorg (IGZ). We kunnen snel inzichtelijk maken dat ook het GMP aan de gestelde eisen voldoet.

Standaard software aangevuld met maatwerk

We werkten in het verleden met Exact voor DOS. We zijn overgestapt naar Exact Globe. Advisie heeft ons hierbij geholpen door allereerst goed in kaart te brengen wat onze wensen zijn. Hierbij zijn ze uitgegaan van standaard oplossingen aangevuld met maatwerk.

Een duidelijk advies van een partner die goed met ons mee denkt. We zijn dik tevreden met de uitkomst. De software voldoet aan onze verwachtingen en de implementatie verliep voorspoedig. Als we vragen hebben, is er één vast aanspreekpunt die weet wat er speelt en zeer oplossingsgericht is. Dat is wel zo prettig.

Vastleggen van kwaliteit en direct overslaan naar het magazijn

Zowel de inkoop als de voorraadadministratie leggen we vast in Exact. Als we een grondstof inkopen wordt deze allereerst getest. Is de juiste grondstof geleverd en voldoet deze aan de gestelde eisen? Met behulp van de module Exact Quality Management is het mogelijk om per artikel/grondstof een groot aantal criteria vast te leggen waaraan moet zijn voldaan. Ontvangen grondstoffen en verpakkingen zijn aan deze module gekoppeld en worden automatisch geboekt in een ‘geblokt’ magazijn.

Als de grondstoffen zijn getest en goedgekeurd, worden ze automatisch overgeslagen naar het ‘lever’ magazijn. Als producten niet aan de eisen voldoen, worden ze overgeslagen naar het  ‘geblokte’ magazijn voor afgekeurde grondstoffen. Zo hebben we altijd inzichtelijk wat de actuele goed- en afgekeurde grondstoffen zijn. Door de goedgekeurde grondstoffen te voorzien van een batchnummer kunnen we ze altijd traceren. We kunnen zelfs jaren terug kijken om na te gaan welke grondstoffen in de geneesmiddelen zijn verwerkt.