Philips Medisize is een grote multinational in de medische sector, die producten en onderdelen voor andere producenten maakt. Medisize is een afsplitsing van Philips Medisize en is een verkooporganisatie die handelt in medische wegwerpartikelen zoals infusen, drukmeetsystemen, beademingsfilters en beademingsslangen. Veel van deze onderdelen produceert het bedrijf zelf en daarnaast maken diverse producten van derden het assortiment compleet. Medisize heeft verkooporganisaties in Nederland, Duitsland en Italië en verkoopt in die drie landen aan een groot deel van alle ziekenhuizen. Daarnaast is er een exporttak die in bulk levert aan groothandels in bijvoorbeeld Tsjechië, Japan en Amerika.
Het is echt een stap voorwaarts in de tijd!
Duitsland ook over op Exact Software
Sinds enkele jaren is Advisie de implementatiepartner van Exact voor Medisize. Brouwer: “Ons laatste project met Advisie is dat zij Medisize Duitsland op 1 juli 2016 ook hebben overgezet naar Exact. Duitsland zat voorheen op INFOR, maar dat was sterk verouderd. De versie die ze daar gebruikten, werd ook niet meer ondersteund. Alles draaide nog op oude servers en oude pc’s, dus dat moest allemaal een keer om. Omdat de oplossing niet werd ondersteund, werden de risico’s ook te groot en bovendien waren er geen goede back-up mogelijkheden. Omdat wij hier in Nederland prima met Exact werken voor ons verkoopproces, en omdat we die landen in de toekomst misschien ook willen samenvoegen, hebben we in Duitsland ook voor Exact gekozen.
Dit had voor ons natuurlijk een aantal voordelen. We kennen het pakket goed, dus dan kun je het ook sneller implementeren. Ook kun je de pakketten beter op elkaar laten aansluiten. Het is met verschillende pakketten veel lastiger om die vertaalslag te maken, zeker als je wilt consolideren. Dat gaat nu een stuk makkelijker natuurlijk. Puur technisch gezien is Exact ook een up-to-date systeem wat alles aankan wat ze in Duitsland nodig hebben. Exact biedt tot slot ook alle back-up-mogelijkheden, en alle nieuwe ontwikkelingen zitten erin.”
Voordelen door elektronisch factureren
Het project is op het moment van schrijven net afgerond. Brouwer kan daarom nog niets zeggen over concreet behaalde voordelen, maar verwacht deze zeker te behalen in de toekomst. “Binnen Exact kunnen we nu ook elektronische facturen gaan versturen. Medisize Duitsland is een bedrijf met heel veel klanten: een paar duizend ziekenhuizen, apothekers en thuiszorginstellingen. Ze leveren voor deze klanten heel veel kleine orders af. Het gaat maar liefst om de verwerking van circa 50.000 orderregels per jaar en dat is veel werk. Dus als we daar voordelen kunnen behalen met elektronisch versturen, dan hoeven we ze niet meer te printen en in een envelop te doen. Dat moeten we nu nog inrichten, maar dat is wel een van de dingen waar klanten in Duitsland veel om vragen. Steeds meer van die organisaties willen hun facturen in een factuurinbox ontvangen via PDF. Die PDF printen ze of verwerken ze met scan- en herkensoftware, waarmee de factuur direct in het systeem wordt gezet voor betaling.”
Koppeling Exact en Advisie EDI Tool vermindert handelingen en fouten
“Tot slot hebben we nog een project lopen voor een koppeling tussen Exact en EDI. Die koppeling hadden we in het oude pakket ook, maar dat was puur eenrichtingsverkeer. Daarmee kon alleen een order ingelezen worden. Maar we willen naast het ontvangen van orders ook gebruikmaken van het verzenden van facturen en orderbevestiging in EDI-formaat. Dus dat zijn we nu aan het optuigen in samenwerking met Advisie. De Advisie EDI Tool scheelt ons straks ook weer veel handelingen en fouten. Veel ziekenhuizen en inkoopgroepen eisen dit formaat ook van ons, anders kun je gewoon niet hun leverancier zijn.”
Al met al voorziet Brouwer een aantal mooie voordelen in de toekomst met de oplossingen van Exact en Advisie: “Het is echt een stap voorwaarts in de tijd!”
Mogelijk ook interessant
VZVZ
Verwol
