De missie van de Stichting Van Gogh Museum is om het werk van de schilder Vincent van Gogh onder een zo groot mogelijke groep mensen uit te dragen. De stichting leeft voor een belangrijk deel van de verkoop van entreekaartjes, avondontvangsten, educatieve activiteiten en de verkoop van publicaties. Er gaat een hoop geld om in de Stichting en het is van groot belang dat dit goed gemanaged wordt: hier komt Exact om de hoek kijken.
Als ik kijk naar hoe wij de eerste jaarrekening maakten en hoe wij dat nu doen, dan is dat een wereld van verschil.
Efficiënter werken
Jacqueline de Ligt, hoofd financiën van het Van Gogh en sinds februari 2007 in dienst bij de stichting. Al ver voor haar tijd werd op de financiële afdeling gewerkt met Exact Globe. “Toen ik hier begon, was de financiële administratie een puinhoop,” vertelt ze. In korte tijd was de Stichting Van Gogh Museum gegroeid van 70 naar 250 man personeel. En dat was terug te zien in de administratie; doordat deze keer op keer een beetje was uitgebreid, zag hij eruit als een lappendeken.
Sinds Exact Synergy enorme verbetering
Naast de herinrichting van Exact Globe was één van de eerste opdrachten van De Ligt om Exact Synergy op te starten. Per jaar verwerken zij zo’n 7.000 inkoopfacturen. Vóór Exact Synergy werd van iedere factuur een kopie gemaakt en in een map naar de desbetreffende budgethouder gestuurd. Die moest deze dan tekenen en terugsturen naar de administratie. “Als je drie budgethouders hebt is dit nog te overzien, maar wij hebben er 45! Het was onwerkbaar, vooral ook omdat we in zoveel verschillende panden zaten. Facturen raakten kwijt en op de administratie hadden we geen enkel overzicht van waar facturen zich bevonden. Sinds Exact Synergy bieden we alle facturen elektronisch aan de fiatteurs aan. Dit is een enorme verbetering. Facturen raken nu nooit meer kwijt, wij kunnen in de gaten houden wie wat geaccordeerd heeft en in de werkstroom van welke budgethouder de facturen zich bevinden. Op dit moment is Exact Synergy voor de stichting nog slechts een elektronisch fiatteersysteem.”
Onze situatie
Door een verkeerde inrichting van Exact Globe was de financiële administratie van de Stichting Van Gogh Museum een puinhoop. Databases waren zo vervuild geraakt dat de situatie niet werkbaar was. Daarbij kwam nog dat facturen die geaccordeerd moesten worden door de verschillende panden van de stichting zwierven, zonder dat de administratie wist waar ze waren. Budgethouders wisten eigenlijk nooit precies hoe hun budgetten ervoor stonden, waardoor controle en sturing moeilijk was.
Oplossing
De financiële administratie onderging een make-over. Exact Globe werd opnieuw ingericht en er werd een hele nieuwe database gestart. Exact Synergy werd geïmplementeerd, waardoor facturen elektronisch konden worden aangeboden aan fiatteurs. En sinds de komst van Sumatra worden budgethouders digitaal geïnformeerd over hun werkelijke kosten, hun budget en het verschil daartussen.
Mogelijk ook interessant
VZVZ
Verwol
