Wellantcollege werkt al sinds 2003 met Exact Financials en sinds 2007 met Exact Synergy. Hoofd accounting Robert Heinerman: ‘In de periode 2001 tot 2003 werden de administraties nog afzonderlijk gevoerd in Exact voor Dos. Toen hebben we alle separate administraties ondergebracht in één administratie binnen Exact. Daarmee boekten we een enorme tijdwinst, want voorheen moesten we alle administratieve handelingen per bedrijfsonderdeel uitvoeren, nu kan dat allemaal tegelijk. We hebben destijds ook een aantal andere oplossingen bekeken, maar geen enkele kon ons overtuigen om van Exact af te stappen. Exact leek ons het meest geschikt voor grote organisaties, zoals Wellantcollege. Dat bleek een juiste aanname: we ervaren dagelijks hoe goed het Exact-jasje ons past.’
"Het Exact-jasje past ons goed’."
Exact als centraal systeem
Het Servicecentrum van Wellantcollege werkt met diverse oplossingen, die dankzij Exact allemaal met elkaar communiceren. Heinerman legt uit: ‘Al onze leerlingen staan geregistreerd in de Kern Registratie Deelnemers (KRD), een mede door ons ontwikkeld pakket voor onderwijsinstellingen. Wanneer we lesgeld moeten factureren, exporteren we de leerlinggegevens vanuit KRD naar Exact Financials. Financials wisselt op zijn beurt constant informatie uit met Exact Synergy, bijvoorbeeld als er factureren betaald moeten worden. Dit is een vrij ingewikkeld proces, maar het komt erop neer dat Exact de spin in ons web is. De software geeft ons overzicht en zorgt ervoor dat al onze administratieve programma’s op elkaar zijn afgestemd. Zonder Exact valt de boel hier stil.’
Creatieve oplossingen leverancier
Ook over hun Exact-partner is Wellantcollege zeer te spreken. Heinerman: ‘Advisie is zeer klantgericht en luistert goed naar onze wensen. Ze zeggen daarnaast nooit dat iets niet kan, maar zoeken proactief en creatief naar een oplossing. We hebben uit het verleden ook andere ervaringen; Advisie springt er in positieve zin uit.’ Farkas vult aan: ‘Er staat altijd een consultant voor ons klaar en bovendien beschikken we over een eigen customer portal waar we met vragen terecht kunnen. Dus Exact en Advisie: over beide zijn wij zeer te spreken.’
De voordelen
- Exact Globe: boekhouding, registreren van subsidies
- Digitaal crediteurenproces m.b.v. facturen scannen
- Gebruikersvriendelijke software
- Exact communiceert met andere applicaties
- Facturen automatisch ter goedkeuring naar de verantwoordelijke sturen
"Advisie springt er in positieve zin uit."
Oude situatie
Stichting Wellantcollege werkte voor haar fusie met verschillende softwareprogramma’s. Elk bedrijfsonderdeel voerde een eigen administratie, hoofdzakelijk in Exact voor Dos. Dat kostte veel tijd. men moest bijvoorbeeld dagafschriften handmatig invoeren en het crediteurenproces was inefficiënt.
Oplossing
Wellantcollege voert nu één centrale administratie voor al haar vestigingen, met een grote tijdwinst als gevolg. Dagafschriften worden automatisch ingelezen en het crediteurenproces is gedigitaliseerd, waardoor facturen niet langer kwijtraken. ook biedt Exact veel overzicht en communiceert de software met andere applicaties.
Mogelijk ook interessant
VZVZ
Verwol
