Zorginstellingen staan onder druk. Ze moeten meer resultaat leveren tegen steeds lagere kosten. Daarbij moet de kwaliteit hoog blijven. Werkwijzen worden stap voor stap uitgedacht, beschreven en gecontroleerd om te achterhalen hoe er zo efficiënt mogelijk gewerkt kan worden met de beste kwaliteit als resultaat. Naast het proces is er ook de menselijke kant. De mens blijft uiteindelijk de kurk waar de zorg op drijft. Waarop kun je dan besparen binnen de zorg? Zijn het je medewerkers, de middelen of valt er in de processen nog efficiency te behalen? In dit blog lees je hoe je zo efficiënt mogelijk kunt werken door je processen te optimaliseren.
Processen inzichtelijk maken
Waarom komen cliënten naar jouw zorginstelling? Is dat omdat je de goedkoopste bent of omdat je de beste (specialistische) zorg kunt bieden? De politiek wil graag dat je de goedkoopste bent. De cliënt zoekt naar de beste zorgaanbieder. Je bent van beide afhankelijk, dus hoe zorg je voor de beste zorg tegen de laagste prijs? Deze hele constructie dwingt zorginstellingen om een procesorganisatie te worden. IT maakt het mogelijk om het onverenigbare te verenigen. IT kan ervoor zorgen dat het primaire proces goed loopt. Om dit te bereiken moeten eerst alle processen in kaart worden gebracht. Door elk proces apart onder de loep te nemen kun je bekijken waar de meeste verspilling zit. Door medewerkers uit het zorgteam hierbij te betrekken krijg je snel inzicht in dubbele werkzaamheden, wachttijden of werkzaamheden die er minder toe doen.
Pijnpunten benoemen
Met een brede vertegenwoordiging van betrokkenen krijg je inzicht in het concrete proces. Stap voor stap doorloop je de processen van alle betrokkenen met de cliënt als uitgangspunt. Dit kan soms best confronterend zijn, maar uiteindelijk krijg je inzichtelijk hoe de procesoptimalisatie gerealiseerd kan worden. Als duidelijk is hoe het zorgproces er uit moet zien, kun je bepalen hoe je het proces inricht. Door tijdrovende handmatige processen te automatiseren maak je meer tijd vrij voor de echte zorgtaken. Met behulp van IT kun je dan efficiency in de processen behalen.
Procesoptimalisatie
Afhankelijk van de functionaliteiten kunnen processen aan elkaar gekoppeld worden. Hierdoor voorkom je dubbele invoer van gegevens of het bijwerken van niet actuele gegevens. Registratie door de cliënt bij een eerste bezoek bijvoorbeeld, kan door de cliënt zelf gedaan worden en later gezamenlijk gecontroleerd. Of door zorgvragen eenmalig vast te leggen, voorkom je dat hetzelfde verhaal telkens opnieuw moet worden verteld. Dit bespaart tijd en de zorgvraag is duidelijk voor elke behandelaar. Naast besparingen in zorgprocessen zijn er ook ondersteunende processen zoals planning en bezetting of de financiën waarin vaak nog een efficiencyslag te maken valt. Door juist deze administratieve processen te automatiseren, hebben zorgverleners meer tijd voor de echte zorg. Het inplannen van afspraken, het bekijken van de bezetting door het koppelen van agenda’s is hiervan slechts een voorbeeld. Een afspraak die door de afdeling planning wordt gemaakt, verschijnt in jouw werkstroom. Je hoeft de afspraak alleen maar goed of af te keuren zonder extra handelingen. De afdeling planning heeft vervolgens direct de bezetting in kaart.
Aan de slag met de juiste systemen
Door processen stap voor stap te beschrijven en te koppelen aan een workflow functionaliteit borg je ook de kwaliteit ervan. Het systeem signaleert en informeert ‘verplichte’ stappen uit het eerder beschreven proces. Stappen kunnen hierdoor niet worden overgeslagen. Een andere medewerker moet eerst nog een actie uit zijn werkstroom uitvoeren, pas dan kan de volgende handeling worden verricht. Het systeem maak het mogelijk proactief in te springen op actuele issues. Bovendien stimuleert het de effectieve samenwerking tussen collega’s, onafhankelijk van de fysieke plek waar zij zich bevinden. Maar registreren werkt ook de andere kant op. Welke medewerker is verantwoordelijk voor welke handelingen? Door vast te leggen wie verantwoordelijk is voor welke zorgtaken voorkom je dubbele handelingen. Dit is een continu proces dat stapsgewijs verbetert.
Samenwerken met externe partijen
Om maximale procesoptimalisatie te realiseren is het soms nodig om te koppelen met externen. Facturen zijn hiervan een goed voorbeeld. Met ingang van 2015 kopen gemeenten de zorg in. Zij zijn vaak niet de enige partij die de vergoeding van een behandeling bekostigen. Ook de zorgverzekeraar of de cliënt zelf zal een deel financieren. Via een koppeling met VECOZO is het mogelijk om administratieve processen te stroomlijnen en te optimaliseren. Binnen deze digitale omgeving kunnen partijen snel, eenvoudig en veilig declaraties en berichten van zorgtoewijzing met elkaar uitwisselen. Dit optimaliseert je administratieve processen volledig en verkleint daarbij de kans op fouten.
Besparingen in de zorg
Om de beste zorg tegen de laagste prijs te kunnen bieden, zul je je zorgtaken en de bijbehorende processen eens goed onder de loep moeten nemen. Waar valt nog efficiency te behalen? Kan er binnen de zorgtaak nog efficiënter worden gewerkt? Worden er dubbele handelingen verricht? Of kunnen juist de administratieve processen eenvoudiger? Door een brede vertegenwoordiging van betrokkenen stap voor stap alle processen te laten doorlopen en te beschrijven zie je waar nog efficiency te behalen valt. IT kan hierin een rol spelen door het automatiseren van handmatige processen en het stroomlijnen en signaleren van handelingen.