Rapporteren in de zorg, hoe pak je dat aan?

Goed rapporteren in de zorg kan flink wat tijd kosten. Onder andere vanwege de verschillende informatiebehoeften binnen een zorginstelling. De ene persoon wil patiëntengegevens kunnen inzien en een ander is juist geïnteresseerd in de prijsopbouw van een behandeling. Pas als alle informatie consequent en duidelijk is geregistreerd, kunnen gegevens bij elkaar worden gezocht en worden gepresenteerd. In dit blog lees je welke verschillende rapportages er zijn en wat je er mee kunt.

Hoe kom je tot een goede rapportage?

Binnen iedere organisatie is een flinke hoeveelheid data aanwezig. Welke behandelingen heeft een patiënt tot op heden gehad? Wat zijn de resultaten van de behandelingen? Hoe lang duurt een behandeling? Wat zijn de kosten van deze behandelingen en hoe is de bekostiging ervan geregeld? Dit zijn slechts enkele voorbeelden van data die worden geregistreerd. Maar hoe krijg je hier structuur in? Hoe en op welke manier worden gegevens gepresenteerd? Om hier meer inzicht in te krijgen is het belangrijk om te weten wat voor soorten rapportages er zijn.

Formuleer KPI's 

De belangrijkste stap om tot goede rapportages te komen is de voorbereiding. Wat wil je vastleggen? Welke doelen en resultaten wil je behalen? Het formuleren van indicatoren helpt om scherp te krijgen wat het gewenste resultaat is. Door Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) te formuleren en te registreren kun je meten of de zorgdoelstellingen ook daadwerkelijk worden behaald. Dit is een goede stap in transitie die nodig is om toekomstbestendig te worden.

Aantallen

Sommige van de KPI’s gaan over aantallen. Harde cijfers die inzicht geven in behandelingen of in de financiën. Een voorbeeld hiervan is de duur van een behandeling. Een behandeling mag bijvoorbeeld 30 minuten duren. Als uit overzichten blijkt dat behandelaars onder de 30 minuten blijven, zullen deze cijfers bijvoorbeeld in het groen getoond worden. Deze harde cijfers zijn met KPI’s goed te monitoren.

Waardering

Andere indicatoren hebben juist meer betrekking op waardering. Hoe wordt een behandeling door cliënten gewaardeerd? Ook hieraan kun je indicatoren koppelen. Hoe wordt bijvoorbeeld de verstrekte zorginformatie gewaardeerd? Deze KPI’s geven meer duidelijkheid over de kwaliteit van zorg. De financiële cijfers en de KPI’s kun je in verschillende overzichten presenteren.

Presenteer gegevens in verschillende overzichten

Management dashboards

Dit zijn rapportages die de belangrijkste (stuur)processen binnen de zorgorganisatie inzichtelijk maakt. Het dashboard brengt je gegevens samen op één scherm, zodat je een actueel beeld hebt van de resultaten van je organisatie of team. Met mooie visuele overzichten zie je in één oogopslag je resultaten, doelen en trends per periode.

Statische standaard rapportages

Dit zijn rapporten waarvan vooraf de lay-out en de inhoud gedefinieerd zijn. Deze rapporten zijn uitermate geschikt voor de presentatie van financiële gegevens. Deze worden op regelmatige basis (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) gegenereerd en gedistribueerd. 

Dynamische standaard rapportage

Dit zijn rapporten waarvan de lay-out vooraf gedefinieerd is, terwijl de inhoud door middel van selecties kan worden bepaald. In een pull down menu kun je aangegeven welke gegevens in de presentatie moeten worden meegenomen. Voor deze rapporten moeten gegevens in een snel toegankelijke bron worden klaargezet. Er zijn verschillende technieken die het mogelijk maken om gegevens snel op te halen voor een rapportage.

Ad-Hoc rapportage

Deze rapporten worden gebruikt om een specifieke vraag die incidenteel voor komt te kunnen beantwoorden. Mocht de vraag een structureel karakter krijgen, dan zal er vervolgens een ‘standaard’ rapport van worden gemaakt.

Technieken

OLAP

Een OLAP cube (voor online analytical processing), of gegevenskubus, is een datastructuur die snelle data-analyse mogelijk maakt. Hierbij kan men data analyseren en manipuleren vanuit verschillende perspectieven. De analyse wordt hierbij gedaan door de gebruiker zelf. Alle gerelateerde data van cliënten, specialisten of de financiën kunnen worden opgevraagd en met elkaar gecombineerd.

Data mining

Data mining is het gericht zoeken naar (statistische) verbanden in gegevensverzamelingen met als doel profielen op te stellen. Zo'n verzameling gegevens kan gevormd worden door gebeurtenissen in een praktijksituatie te registreren (het aantal afgenomen behandelingen of de tevredenheid van de behandelaar) Ook kunnen resultaten van uitgevoerde wetenschappelijke onderzoeken met elkaar worden vergeleken. Het verschil tussen OLAP en Data Mining is dat bij Data Mining de analyse voor het grootste gedeelte door de software wordt gedaan. Deze technieken helpen je zorgonderneming om verbanden te leggen tussen KPI’s. Een goede stap in de zorgtransitie die nodig is om van zorgverlener zorgondernemer te worden.

De beste zorg leveren

Als zorgaanbieder wil je de beste zorg leveren. Om dit te kunnen, moet je ook inzicht hebben in de juiste data zoals cliëntgegevens, eigen medewerkers, behandelingen en de financiën. Er zijn veel verschillende manieren om deze informatie te ontsluiten. Duidelijke rapportages zijn hierbij essentieel zodat je de transitie kunt maken van zorgverlener naar zorgondernemer.