Eindejaarsverwerking

Het stappenplan

Dit plan behandelt de eindejaarsverwerking voor de Logistieke modules in Exact Globe en bestaat uit meerdere stappen om het volledig en goed af te ronden. We leggen uit hoe u de volgende modules af kunt ronden:

  1. Stappenplan Eindejaarsverwerking Order
  2. Stappenplan Eindejaarsverwerking Inkoop
  3. Stappenplan Eindejaarsverwerking POS

De stappenplannen om de eindejaarsverwerking van uw voorraad en facturen te doorlopen vind u op deze pagina's: Stappenplan Voorraad & Stappenplan Facturen.

Stap 1: de eindejaarsverwerking van orders

Bij de overgang naar een nieuw jaar wilt u dat de ordernummers en pakbonnummers beginnen met het nieuwe boekjaar, zodat altijd naar voren te halen is in welk boekjaar de order of pakbon afgedrukt is.

  1. Ga naar [Systeem > Algemeen > Instellingen > Nummerinstellingen].
  2. Hier kunt u het 'Verkoopordernummer' en het 'Pakbonnummer' instellen. Deze kunt u hier aanpassen indien u gebruikt maakt van jaar-specifieke nummering. Bijvoorbeeld: in boekjaar 2020 werd er gebruik gemaakt van ordernummers beginnend met 2020XXXX. Voor het nieuwe boekjaar 2021, wit u de ordernummering laten beginnen met 2021XXXX.
  3. Klik vervolgens op 'Bewaren'.
  4. Heropen de administratie.

Na het volgen van deze stappen is de ordernummering succesvol aangepast. 

Stap 2: de eindejaarsverwerking van inkoop

Bij de overgang naar een nieuw jaar wilt u dat de bestelnummers beginnen met het boekjaar, zodat altijd naar voren te halen is in welk boekjaar de bestelling afgedrukt is. Door de volgende stappen te volgen kunt u deze wijzigen:

  1. Ga naar [Systeem > Algemeen > Instellingen > Nummerinstellingen > Sectie Logistiek > veld 'Bestelnummer'].
  2. Hier kunt u het 'Bestelnummer' instellen. Indien u gebruik maakt van jaar-specifieke nummering. Bijvoorbeeld: in boekjaar 2020 werd er gebruik gemaakt van bestelnummers beginnend met 2020XXXX. Voor het nieuwe boekjaar 2021, wilt u de bestelnummers laten beginnen met 2021XXXX.
  3. Klik vervolgens op 'Bewaren'.
  4. Heropen de administratie.

Na het volgen van deze stappen is de bestelnummering succesvol aangepast.

Stap 3: de eindejaarsverwerking van POS-Filiaal

Bij de overgang naar een nieuw jaar is het belangrijk dat het hoofdkantoor en de filialen worden klaargemaakt om in een jaar te kunnen werken. Specifiek voor een POS-Filiaal moet je aandacht besteden aan de verschillende nummerreeksen: boekstuknummers voor kasdagboeken, memoriaalboeken en verkoopdagboeken, onze referenties, verkoopordernummer, pakbonnummer en factuurnummer. Op het hoofdkantoor moeten ook de eindejaarshandelingen voor de mogelijke overige modules worden uitgevoerd. Het hoofdkantoor moet je beschouwen als filiaal 1. Dit stappenplan bespreekt de zaken die bij een jaarafsluiting voor een POS-Filiaal ter sprake kunnen komen. 

Stap 3.1: De eindejaarsverwerking op het hoofdkantoor/filiaal 1

Deze aanpassingen zijn voor het hoofdkantoor/filiaal 1 en gaan verder in op het aanpassen/controleren van de verschillende nummerreeksen: boekstuknummers voor kasdagboeken, memoriaalboeken en verkoopdagboeken, onze referenties, verkoopordernummer, pakbonnummer en factuurnummer. 

  • Boekstuknummers kasdagboeken: deze boekstuknummers in [Systeem > Financieel > Dagboeken] zijn niet meer van belang voor de uniciteit van de transacties. Neem toch voor de duidelijkheid alleen het boekjaar op in het nummer. Het eerste boekstuknummer voor kasdagboek 10 in 2021 op het hoofdkantoor zou dan bijvoorbeeld 21000001 kunnen zijn.
  • Boekstuknummers memoriaaldagboeken: Deze boekstuknummers in [Systeem > Financieel > Dagboeken] zijn niet meer van belang voor de uniciteit van de transacties. Het boekstuknummer mag echter niet overeenkomen met het boekstuknummer van het verkoopdagboek in dezelfde transactie. Neem daarom niet het boekjaar maar wel het filiaal op in het nummer. Het eerste boekstuknummer voor het hoofdkantoor zou dan bijvoorbeeld 10000001 kunnen zijn. 
  • Boekstuknummers verkoopdagboeken: Als de factuurcode dagboekkoppeling wel aanstaat, worden er in ieder geval minstens 2 verkoopdagboeken gebruikt op het hoofdkantoor. Een verkoopdagboek voor de kassabonnen plus de directe facturen en daarnaast een verkoopdagboek voor de normale facturen. De boekstuknummers van de betreffende verkoopdagboeken worden gebruikt als onze referentie voor de kassabonnen, directe facturen en normale facturen. Deze boekstuknummers moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Het boekstuknummer mag bovendien geen andere onze referentie reeks overlappen. Neem bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in de eerste posities van het nummer. Het eerste factuurnummer voor 2021 voor het hoofdkantoor zou dan bijvoorbeeld 21100001 kunnen zijn.
  • Onze referentie reeks memoriaal: Dit nummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Het nummer mag bovendien geen andere onze referentie reeks overlappen. Neem alleen het filiaal op in de eerste posities van het nummer. Het eerste boekstuknummer voor het hoofdkantoor zou dan bijvoorbeeld 10000001 kunnen zijn, u hoeft deze nummerreeks niet jaarlijks aan te passen. Genereer voldoende nummers voor het komend jaar.
  • Onze referentie reeks inkoop: Dit nummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] wordt alleen gebruikt op het hoofdkantoor. Het mag geen andere onze referentie reeks overlappen. Het eerste nummer voor het hoofdkantoor zou dan bijvoorbeeld 11100001 kunnen zijn. U hoeft deze nummerreeks niet jaarlijks aan te passen. Genereer voldoende nummers voor het komend jaar.
  • Verkoopordernummer: Dit nummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Neem bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in de eerste posities van het nummer.
  • Pakbonnummer: Dit nummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Neem bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in de eerste posities van het nummer.
  • Factuurnummer: Als de factuur dagboekkoppeling niet aanstaat, wordt het factuurnummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] de onze referentie voor de kassabonnen. Dit factuurnummer moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Het factuurnummer mag bovendien geen andere onze referentiereeks overlappen. Neem bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in de eerste posities van het nummer. Het eerste factuurnummer voor 2021 op het hoofdkantoor zou dan bijvoorbeeld 21100001 zijn.
Zet na de laatste kassabon het 'Standaard' boekjaar op het jaar daarop via [Systeem > Instellingen > Algemeen > Algemene-instellingen]. Als de periode-datumtabel nog niet is gegenereerd voor dat jaar dien je dat eerst te doen.
Stap 3.2: De eindejaarsverwerking op de overige fillialen
Deze aanpassingen zijn voor de filialen en gaan verder in op het aanpassen/controleren van de verschillende nummerreeksen: boekstuknummers voor kasdagboeken, memoriaalboeken en verkoopdagboeken, onze referenties, verkoopordernummer, pakbonnummer en factuurnummer. 
  • Boekstuknummers kasdagboeken: deze boekstuknummers in [Systeem > Financieel > Dagboeken] zijn niet meer van belang voor de uniciteit van de transacties. Neem toch voor de duidelijkheid alleen het boekjaar op in het nummer. Het eerste boekstuknummer voor kasdagboek 10 in 2021 op filiaal 2 zou dan bijvoorbeeld 21000001 kunnen zijn.
  • Boekstuknummers memoriaaldagboeken: Deze boekstuknummers in [Systeem > Financieel > Dagboeken] zijn niet meer van belang voor de uniciteit van de transacties. Het boekstuknummer mag echter niet overeenkomen met het boekstuknummer van het verkoopdagboek in dezelfde transactie. Neem daarom niet het boekjaar maar wel het filiaal op in het nummer. Het eerste boekstuknummer voor filiaal 2 zou dan bijvoorbeeld 20000001 kunnen zijn, voor filiaal 3 is het eerste nummer dan 30000001.
  • Boekstuknummers verkoopdagboeken: Als de factuurcode dagboekkoppeling wel aanstaat, wordt het boekstuknummer gebruikt als onze referentie voor de kassabonnen. Dit boekstuknummer moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Het boekstuknummer mag bovendien geen andere onze referentie reeks overlappen. Neem bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in de eerste posities van het nummer. Het eerste factuurnummer voor 2021 op filiaal 2 zou dan bijvoorbeeld 21200001 kunnen zijn, voor filiaal 3 is het eerste nummer dan 21300001.
  • Onze referentie reeks memoriaal: Dit nummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Het nummer mag bovendien geen andere onze referentie reeks overlappen. Neem alleen het filiaal op in de eerste posities van het nummer. Het eerste boekstuknummer voor filiaal 2 zou dan bijvoorbeeld 20000001 kunnen zijn, voor filiaal 3 is het eerste nummer dan 30000001. Genereer voldoende nummers voor het komend jaar.
  • Verkoopordernummer: Dit nummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Neem bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in de eerste posities van het nummer.
  • Pakbonnummer: Dit nummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Neem bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in de eerste posities van het nummer.
  • Factuurnummer: Als de factuur dagboekkoppeling niet aanstaat, wordt het factuurnummer in [Systeem > Instellingen > Algemeen > Nummers] de onze referentie voor de kassabonnen. Dit factuurnummer moet uniek zijn op alle filialen en het hoofdkantoor. Het factuurnummer mag bovendien geen andere onze referentiereeks overlappen. Neem bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in de eerste posities van het nummer. Het eerste factuurnummer voor 2021 op filiaal 2 zou dan bijvoorbeeld 21200001, voor filiaal 3 is het eerste nummer dan 21300001. kunnen zijn.

Zet na de laatste kassabon het 'Standaard' boekjaar op het jaar daarop via [Systeem > Instellingen > Algemeen > Algemene-instellingen]. Als de periode-datumtabel nog niet is gegenereerd voor dat jaar dien je dat eerst te doen.

Na het uitvoeren van bovenstaande stappen is de eindejaarverwerking van POS afgerond.

Het resultaat

Wanneer u deze stappen heeft doorlopen is de volledige eindejaarsverwerking van logistiek afgerond. Naast logistiek hebben we ook stappenplannen voor het uitvoeren van de eindejaarsverwerking voor: 

Is uw vraag hiermee nog niet voldoende beantwoord? Neem dan contact op met onze afdeling Servicedesk via het telefoonnummer 0800 23 84 743 of stel uw vraag op ons klantportaal. Meer vragen over het Advisie klantportaal? Klik dan hier.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang elk kwartaal het laatste nieuws, Exact updates en relevante inspiratie in je inbox.