Geautomatiseerde verwerking van documenten en facturen
De producten van Scan Sys:
- Geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices, een geïntegreerd proces.
- Digitale fiattering in ImageCapture Web
- ImageCapture for Documents digitaliseert documenten in een handomdraai.
Kostenbesparing
Onderzoek wijst uit dat geautomatiseerde factuur verwerking leidt tot:
- 83 % lagere kosten
- 82 % snellere verwerking
- 51 % minder uitzonderingen
- 50 % minder te late betalingen
- Minder fouten
Als ik kijk naar hoe wij de eerste jaarrekening maakten en hoe wij dat nu doen, dan is dat een wereld van verschil.
Scan Sys Imagecapture for Invoices
Iedere organisatie kent het tijdrovende proces van documentafhandeling. Inkoopfacturen stempelen, inboeken, rondzenden en archiveren. Facturen blijven liggen op bureaus of raken kwijt. Met Scan Sys ImageCapture behoort dat tot het verleden. Scan Sys ImageCapture is flexibel toepasbare scansoftware. Imagecapture voor Invoicing is een tool voor geautomatiseerde factuurverwerking.
Het proces van inkomende facturen wordt hiermee geautomatiseerd en u vermindert het aantal administratieve handelingen. ImageCapture for Invoices is intelligente scan en herken software die uw digitale en papieren facturen eenvoudig digitaal verwerkt en boekt in uw administratie. Zo kunnen inkoopfacturen direct worden gekoppeld aan boekingen in Exact Globe Next, Exact Financials Enterprise, Exact Online of aan de relatiekaart in Exact Synergy Enterprise. Ook de fiattering van uw facturen kan in ImageCapture worden ondergebracht, deze tool integreert naadloos met Exact Software.
Integratie met Inkomend Factuur Register (IFR)
Dankzij de koppeling met het Inkomend Factuur Register (IFR) van Exact weet u op elk moment welke facturen er in omloop zijn en waar deze zich bevinden. Nadat uw inkomende facturen zijn gescand, worden deze gekoppeld aan de inkoopfacturen uit het inkoopboek in Exact. Deze inkoopfacturen kunnen goedgekeurd worden door een of meerdere budgethouders. Nadat de factuur is goedgekeurd, wordt deze betaalbaar gesteld in Exact, zodat u deze elektronisch kunt betalen. Door het inscannen bij ontvangst is de factuur direct vastgelegd. U weet bij wie de factuur ter goedkeuring ligt en wat de status hiervan is.
Digitale fiattering in ImageCapture Web
Naast de verwerking van uw facturen, kunt u ook uw fiattering online regelen. Scan Sys biedt hiervoor het product ImageCapture Web aan. U leest de factuur in, boekingsvoorstel wordt gemaakt en u bepaald wie hem moet goedkeuren. De boeking wordt dan geblokkeerd aangemaakt in uw administratie zodat u wel direct inzage heeft in uw kosten, maar niet het risico loopt dat facturen al betaald worden zonder dat deze inhoudelijk zijn geaccordeerd. Er wordt een workflow opgestart (automatische berichten) met de diverse goedkeuringen. Na het doorlopen van het proces wordt de boeking gedeblokkeerd, geboekt en betaald. Tijdens het proces heeft u diverse mogelijkheden voor communicatie en aanpassing, dit wordt gelogd zodat altijd de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.
ImageCapture for Documents
ImageCapture for Documents digitaliseert uw documenten razendsnel.
Een digitaal documentenarchief is zeer waardevol en kostbaar. Daarnaast wilt u vanaf iedere locatie en elk moment van de dag beschikking hebben over uw documenten. Al uw bedrijfsgevoelige documenten zoals kasbonnen, bankafschriften en declaraties kunt u door een koppeling met Exact ook direct aan uw mutaties koppelen. Natuurlijk kunt u deze tool ook gebruiken voor overige documenten voor HRM en CRM.
Documenten raken niet meer zoek
De door ImageCapture gescande documenten worden aan de bijbehorende entiteiten in Exact gekoppeld, daardoor zijn ze eenvoudig terug te vinden. De door Scan Sys ontwikkelde software voldoet aan alle wettelijk gestelde eisen met betrekking tot bewaarplicht en het archiveren van documenten. Bovendien is ImageCapture is door de fiscus gecertificeerd. Papieren facturen hoeven daarom niet langer bewaard te worden nadat deze gescand en in ImageCapture verwerkt zijn. U bespaart hiermee dure archiefruimte en heeft ten allen tijde de beschikking over een digitaal archief.
Wim van Twillert vertelt je graag meer over de mogelijkheden van Scan Sys.
